تنزيل التقارير
تستقر التقارير الشهرية لمستوى الخدمة الجاهزة في أرشيف التقارير داخل لوحة التحكم. والأرشيف ليس مجرد مخزن — إنه نقطة التسليم، وفحصك الأخير قبل أن يصل أي شيء إلى العميل.
قراءة الأرشيف
كل صف هو تقرير عميل واحد عن شهر واحد. وبنظرة واحدة ترى:
- الفترة — الشهر الذي يغطيه التقرير.
- العميل — لمن هو.
- شارة التوافر — نسبة توافر الشهر، وتظهر خضراء حين يتحقق هدف SLA للعميل. مسح هذا العمود أسرع طريقة لمعرفة أي العملاء أنهى شهرًا نظيفًا وأيهم يحتاج إلى حديث.
- الحوادث — كم حادثة تضمنها الشهر.
- التغطية — نسبة تغطية القياس، وهي الرقم نفسه المُفصح عنه داخل التقرير. الرقم المنخفض هنا يخبرك، قبل فتح الملف، أن جزءًا من الشهر لم يُقس — نقطة مراقبة أُضيفت في منتصف الشهر، أو أخرى بقيت موقوفة. انظر ماذا يتضمن التقرير؟ لأهمية هذا الرقم.
- الحالة — مُنشأ حين يكون الملف جاهزًا، أو فشل مع السبب حين لم يكتمل الإنشاء. فالصف الفاشل يخبرك بالسبب، وتعرف من الأرشيف — لا من عميل يسأل أين تقريره.
- تنزيل — يجلب ملف PDF.
إيصال التقرير إلى العميل
لنقلها بوضوح: إعادة إرسال التقرير إلى العميل خطوة يدوية اليوم. لا تُرسل UpAll التقارير بالبريد لأحد، ولا يرى العملاء التقارير في بوابتهم — فالبوابة تعرض الحالة الحية لا المستندات (انظر نظرة عامة على بوابة العميل). التقرير موجود في هذا الأرشيف وحده حتى تنزّله وترسله أنت.
ومعظم الفرق تجعل ذلك روتينًا شهريًا يستغرق دقائق:
- في مطلع الشهر، افتح الأرشيف وامسح عمود الشارات — الأخضر في كل الصفوف هو حال أغلب الشهور.
- لأي عميل لم يتحقق هدفه، افتح الملف واقرأ سجل الحوادث قبل العميل، ليشرح خطابُك المرافق الشهرَ بدل أن يكتفي برد الفعل.
- راجع عمود التغطية؛ فإن كانت منخفضة فجهّز السبب (إدخال أنظمة جديدة في منتصف الشهر هو الجواب الصادق المعتاد).
- نزّل كل ملف وأرفقه ببريدك الشهري للخدمة، باسمك وعبر علاقتك أنت.
والنقطة الأخيرة هي سبب أن الخطوة اليدوية ليست نقصًا يُلتف عليه: التقرير يحمل علامتك ويقيس التزامك بمستوى الخدمة، ووقعه داخل بريدك ومع تعليقك أفضل من وصوله باردًا من عنوان منصة.
إن غاب تقرير عميل
تُنشأ التقارير في اليوم الأول من الشهر عن الشهر السابق، على الباقات المدفوعة فقط، وفقط للعملاء الذين روقبت أنظمتهم وفُحصت فعلًا خلال ذلك الشهر. فالعميل الجديد كليًا، أو عميل بلا نقاط مراقبة على مواقعه، أو مساحة عمل على باقة لا تشمل التقارير — كل هؤلاء لا ينتجون تقريرًا. أما إعدادات اللغة والوقت التي تشكّل الملف نفسه فيغطيها لغة التقرير ومنطقته الزمنية.